Documentatie dpp-proces-selectielijst verhaal

Selectielijst archief inrichten

Beschrijving:
Toelichting versie historie
Versie datum. 13 januari 2026 (versie 01).
De specificatie in het MarkDown formaat. Deze kan worden gebruikt voor andere bewerkingen.


# Selectielijst archief inrichten

 **Toelichting versie historie**
Versie datum. 13 januari 2026 (versie 01)

## Kaders selectielijst archief beschrijven

 Wat is een [selectielijst ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-selectielijst.html)[archief ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-archief.html)?

### Bekijken uitgangspunten voor de selectielijst archief

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft in de GEMMA proces architectuur een lijst opgenomen op basis van processen die doorlopen worden waarin [informatieobjecten ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-informatieobject.html)voorkomen die in een [archief ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-archief.html)bewaard kunnen worden.
Het document waarin dit is gepubliceerd [is hier te vinden](https://vng.nl/sites/default/files/2020-02/selectielijst_20200214.pdf).
Het hoofdstuk {Basis selectielijst archief indelen} beschrijft het voorstel van de VNG.
Het voorstel van de VNG gaat uit van de processen de overheidsorganisatie uitvoert.
Deze processen zijn afgeleid van de wettelijke taken.
De wettelijke taken voor de overheidsorganisatie bestaan niet alleen uit de

### Bekijken wettelijke taken voor de selectielijst archief

De wettelijke taken van de overheidsorganisatie blijken uit de analyse die over de wet voor de overheidsorganisatie is gemaakt.
De resultaten van die analyse staan hier:
- [Bedrijfsregels ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/wtp/wtp-patroon-wvr-producent/BEDRIJFSREGEL-WTPPTR293_0109.html)die gelden voor de overheidsorganisatie.
- [Objecten ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/wtp/wtp-patroon-wvr-producent/wetobject-index-WTPPTR293.html)die vanwege het uitvoeren hiervan gemaakt worden.
- [Subjecten ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/wtp/wtp-patroon-wvr-producent/wetsubject-index-WTPPTR293.html)die bij het uitvoeren betrokken worden.
- [Processen ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/wtp/wtp-patroon-wvr-producent/wetfunctie-index-WTPPTR293.html)die doorlopen worden.

### Toelichten bedrijfsregels

Een [[lt]span style='mso-bookmark:_Hlk209088301'[lt]span style='mso-bookmark:_Hlk209088371'bedrijfsregel [lt][s]span[lt][s]span[lt]span style='mso-bookmark:_Hlk209088301'[lt][s]span[lt]span style='mso-bookmark:_Hlk209088371'[lt][s]span](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-bedrijfsregel.html)is een voorschrift voor wat een organisatie wil bereiken en helpt om processen en systemen in te richten.
Door [bedrijfsregels](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-bedrijfsregel.html) af te leiden uit de wettelijke tekst, toon je aan dat de processen en systemen voldoen aan de wet.
De bedrijfsregel beschrijft welke rollen in een organisatie ([subject](https://modellen.analyse-publiceren.nl/wtp/wtp-patroon-wvr-producent/wetsubject-index-WTPPTR293.html)) betrokken zijn bij het bereiken van een beschreven doel, waarbij een [object ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/wtp/wtp-patroon-wvr-producent/wetobject-index-WTPPTR293.html)een behandeling of verwerking ondergaat.
De behandeling of verwerking wordt uitgevoerd volgens een vastgesteld [proces](https://modellen.analyse-publiceren.nl/wtp/wtp-patroon-wvr-producent/wetfunctie-index-WTPPTR293.html).
Op basis hiervan moet de overheidsorganisatie bepalen welke [informatieobjecten](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-informatieobject.html) in het archief komen.
Het is niet zinvol om vooraf alle mogelijke processen voor de overheidsorganisatie uit te tekenen.
Dit betekent dat wanneer een bedrijfsregel zich aandient die nog niet eerder nodig was dit kan leiden tot nieuwe [informatieobjecten](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-informatieobject.html).
Dit kan leiden tot het uitbreiden van de lijst van te archiveren [informatieobjecten](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-informatieobject.html) de [selectielijst ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-selectielijst.html)hoeft daarvoor niet te worden aangepast.

### Bekijken aanleidingen voor de selectielijst archief

Binnen de overheidsorganisatie worden processen uitgevoerd vanwege de interactie met
- burgers,
- organisaties ,
- overheidsinstanties,

## Basis selectielijst archief indelen

De lijst van processen is te lang om snel te kunnen vaststellen of een [informatieobject ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-informatieobject.html)in het [archief ](https://modellen.analyse-publiceren.nl/dta/dta-patroon-vrd-proces-lexicon/element-archief.html)moet worden opgenomen.
Het groeperen van de processen.in groepen maakt dat makkelijker.
De behandelaar van een informatieobject kan dan sneller vaststellen of het informatieobject moet worden opgenomen in het archief.
De volgende groepen zijn benoemd:
- {communiceren met de omgeving}
- {voorlichten en informeren}
- {bedrijfsvoering en middelen}
- {procedures volgen}
- {besturen en regelen}
- {interne organisatie}
- {vergadering en verslaglegging}

### Groeperen communiceren met de omgeving

Deze groep is van toepassing wanneer iets wordt ontvangen van of gericht aan een specifieke persoon of organisatie.
- {05 producten en diensten leveren}
- {06 verzoeken behandelen}
- {07 aangiften behandelen}
- {08 voorzieningen verstrekken}
- {13 geschillen behandelen}

### Groeperen voorlichten en informeren

Deze groep is van toepassing wanneer niet een specifieke persoon of organisatie is bedoeld. Het wordt dan mogelijk gepubliceerd op de publieke website.
- {12 toezien en handhaven}
- {20 informeren}
- {21 adviseren}
- {22 gebeurtenis organiseren}

### Groeperen bedrijfsvoering en middelen

Deze groep is van toepassing wanneer specifieke middelen worden genoemd of gebruikt.
- {15 onderhouden en repareren}
- {16 overeenkomsten aangaan}
- {17 personen aanstellen}
- {18 betalen en innen}
- {28 product of dienst aanvragen}

### Groeperen procedures volgen

Deze groep is van toepassing wanneer juridische procedures worden gevolgd of gebruikt.
- {10 heffen}
- {11 toestemming verlenen}
- {23 voorziening aanvragen}
- {24 toestemming vragen}
- {25 toezicht en handhaving ondergaan}
- {27 status aanvragen}
- {29 aangifte doen}

### Groeperen besturen en regelen

Deze groep is van toepassing wanneer het proces de herleiden is naar de wettelijke taak van de overheidsorganisatie
- {02 beleid en regelgeving opstellen}
- {03 plannen opstellen}
- {09 status toekennen}
- {14 openbare ruimte inrichten}
- {26 betwisten}

### Groeperen interne organisatie

Deze groep is van toepassing wanneer het gaat over het reilen en zijlen van de overheidsorganisatie
- {01 instellen en inrichten organisatie}
- {03 plannen opstellen}
- {04 evaluatie uitvoeren}
- {18 betalen en innen}
Het voeren van een administratie over gegevens, zoals het opstellen van modellen en definities hoort hierbij.
- {19 secretariaat voeren en gegevens administreren}

### Groeperen vergadering en verslaglegging

Deze groep is van toepassing wanneer het gaat om vergaderingen en uitnodigingen.
- {19 secretariaat voeren en gegevens administreren}

## Basis selectielijst archief bekijken

### Toelichten basis selectielijst archief

De basis voor de selectielijst is opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en

### Selecteren 01 Instellen en inrichten organisatie

Het instellen, wijzigen en inrichten van een organisatie en de werking daarvan.
Opstellen en vaststellen van algemene (wettelijke) kaders voor het functioneren van de instelling.

### Selecteren 02 Beleid en regelgeving opstellen

Opstellen en vaststellen van algemene (wettelijke) kaders voor het functioneren van de instelling.
Ontwikkelen regelingen en verordeningen.

### Selecteren 03 Plannen opstellen

Opstellen van plannen voor een in het plan afgebakende periode die richting geeft voor wat er in die periode moet gebeuren / verwacht wordt dat er gaat gebeuren.
Ontwikkelen producten en diensten
Opstellen begroting; Opstellen jaarplan; Opstellen capaciteitsplan en afdelingsplan. Bijstellen begroting en programma�s Doorvertalen bestuursakkoord;

### Selecteren 04 Evaluatie uitvoeren

Het controleren, evalueren, rapporten en verantwoorden over het handelen van het orgaan
Auditen; Monitoren; Verantwoorden

### Selecteren 05 Producten en diensten leveren

Het door de organisatie leveren van (publieke) producten of diensten
Publieke producten; Verkopen
handelsgoederen; Faciliteren

### Selecteren 06 Verzoeken behandelen

Het behandelen van een verzoek tot het doen of laten van het orgaan
Verzoeken; Vragen beantwoorden

### Selecteren 07 Aangiften behandelen

Het behandelen van een aangifte van een bepaald feit, situatie of voornemen waar en inwoner op basis van weten regelgeving toe verplicht is.
Aangiften.

### Selecteren 08 Voorzieningen verstrekken

Het verstekken van een (financi�le) voorziening, al dan niet na een bepaalde vorm van toetsing, waarvoor een inwoner van de organisatie op basis van zijn of haar situatie in aanmerking komt.
Inkomens- en maatschappelijke ondersteuning; Subsidies

### Selecteren 09 Status toekennen

Het toepassen van de publieke bevoegdheden als overheidsorgaan om personen, objecten of immateri�le zaken een bepaalde status toe te kennen.
Opstellen bestemmingsplan
{createNamedCopy}

### Selecteren 10 Heffen

Het opleggen van een financi�le verplichting aan derden op basis van de publiekrechtelijke bevoegdheden als overheidsorgaan.

### Selecteren 11 Toestemming verlenen

Het door het orgaan behandelen van een aanvraag, melding of verzoek om toestemming voor het doen of laten van een derde waar het orgaan bevoegd is om over te beslissen.
Vergunningen en ontheffingen

### Selecteren 12 Toezien en handhaven

Het vanuit een bevoegdheid, afspraak of overeenkomst inspecteren, controleren en toezien met als doel te controleren of personen of partijen voldoen aangeldende afspraken, wet- of regelgeving en het wanneer nodig corrigerend ingrijpen of opleggen van een sanctie.
Toezicht houden; Opsporen; Sanctie opleggen.

### Selecteren 13 Geschillen behandelen

Het afhandelen van een geschil dat door een derde aanhangig wordt gemaakt omdat deze een (vermeend) nadeel heeft ondervonden door het (niet) handelen van de instelling.
Klachten; Bezwaren

### Selecteren 14 Openbare ruimte inrichten

Het inrichten, herstructureren, aanleggen of ontwikkelen van alle openbare of private gebieden of objecten die het orgaan onder haarbeheer heeft.
(Bouw) grond ontwikkelen en inrichten

### Selecteren 15 Onderhouden en repareren

Het planmatig onderhoud of naar aanleiding van een constatering repareren van objecten waarvoor de organisatie een beheerverantwoordelijkheid heeft.
Repareren; Onderhouden; Meldingen

### Selecteren 16 Overeenkomsten aangaan

Het aangaan van een overeenkomst met een persoon of organisatie
Grond aankopen; verkopen vastgoed; Inkopen en contracteren; Verhuren ruimten en
goederen; Uitbaten gemeentelijke voorzieningen

### Selecteren 17 Personen aanstellen

Het aannemen van personen in een bepaalde functie.

### Selecteren 18 Betalen en innen

Het op basis van een aangegane of opgelegde verplichting of heffing innen of betalen van geldbedragen.
Betalen en innen

### Selecteren 19 Secretariaat voeren en gegevens administreren

Het door het orgaan in een van haar administraties verwerken van aangeleverde, gemelde of geconstateerde gegevens, zonder dat hier een inhoudelijke toetsing bij plaatsvindt.
Administreren; Documenteren en archiveren

### Selecteren 20 Informeren

Het op initiatief van het orgaan samenstellen en verspreiden van informatie over zaken van de organisatie die interne of externe derden aangaan
Voorlichten; Attenderen

### Selecteren 21 Adviseren

Het op eigen initiatief of op verzoek geven van een advies over een bepaalde situatie of voornemen
Adviseren

### Selecteren 22 Gebeurtenis organiseren

Het organiseren van een interne of externe gebeurtenis
Organiseren

### Selecteren 23 Voorziening aanvragen

Het op initiatief van het orgaan bij een derde vragen van een voorziening waar de
organisatie aanspraak op kan maken op basis van wetgeving en regelgeving of gemaakte afspraken.

### Selecteren 24 Toestemming vragen

Het op initiatief van het orgaan bij derden vragen van een toestemming op basis van een geldende verplichting hiertoe.

### Selecteren 25 Toezicht en handhaving ondergaan

Het ondergaan van toezicht en handhaving uitgevoerd door een ander orgaan.

### Selecteren 26 Betwisten

Het op initiatief van het orgaan bij een derde inbrengen van een geschil wanneer het
orgaan door het (niet) handelen van een derde nadeel heeft ondervonden of dreigt te gaan ondervinden.

### Selecteren 27 Status aanvragen

Het op initiatief van het orgaan bij een ander overheidsorgaan verzoeken om
personen, objecten of immateri�le zaken een bepaalde status toe te kennen.

### Selecteren 28 Product of dienst aanvragen

Het door het orgaan aanvragen van (publieke) producten of diensten.

### Selecteren 29 Aangifte doen

Het doen van aangifte van een bepaald feit, situatie of voornemen waar een ander overheidsorgaan op basis van wetgeving en regelgeving hier een administratie van voert.

## Selectielijst archief implementeren

### Inrichten proces selectielijst archief

De selectielijst voor het archief moet door de overheidsinstantie formeel worden vastgesteld. Vervolgens moet het proces van vastleggen in het archief worden uitgewerkt. In dat proces wordt beschreven wie betrokken zijn bij het opnemen van informatieobjecten in het archief.

### Beschrijven kenmerken selectielijst archief

Om informatie te bewaren moet je een vaste aanpak hanteren, je hoeft dan niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden.
Die aanpak wordt de informatie bewaarstrategie genoemd.
Een bewaarstrategie is een plan dat beschrijft
- hoe een organisatie de informatie bewaart,
- zowel fysiek als digitaal,
- op een manier beheert die duurzaam is
- en zo de informatie toegankelijk houdt voor nu en in de toekomst.
Het plan omvat maatregelen en afspraken om te garanderen dat de informatie:
- authentiek is,
- integer is,
- betrouwbaar is,
- bruikbaar is.
: Index dpp-proces-selectielijst verhaal
(e)mpowered by VVMM moxen software